Datenschutzordnung
Präambel
Das Rietberger Tenniscenter verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Centers). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Rietberger Tenniscenters zu gewährleisten, gibt sich die Tennishalle die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Das Rietberger Tenniscenter verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Abonnennten, Spielern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen, als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Rietberger Tenniscenter, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Abonnennten und Spieler
1. Im Rahmen des Spielerverhältnisses verarbeitet das Tenniscenter insbesondere die folgenden Daten der Spieler: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Sportaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten (eher selten) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen und Ergebnisse.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite der Tennishalle werden die Daten der Trainer mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sind die Geschäftsführer.
Die Geschäftsführer stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Listen
1. Daten von Abonnenten und Spielern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (z.B. Trainer und Angestellte) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet das Rietberger Tenniscenter einen eigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist (rietberger-tenniscenter@web.de).
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rietberger Tenniscenters, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Trainer und Angestellte), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Rietberger Tenniscenter weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, brauchen wir keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den Geschäftsführern. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Geschäftsführer, kaufm. Angestellte und den Administrator vorgenommen werden.
2. Die unter 1 genannten Personen sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rietberger Tenniscenters dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Geschäftsleitung am 25.05.2018 beschlossen und tritt ab dann in Kraft.